คู่มือเบื้องต้น Google sheet ที่ใครก็เอาไปใช้ได้ ตอนที่ 3 (ทำชีตให้เปิดมาแล้วรู้เรื่อง)

ต่อจาก ตอนที่ 1 ที่ว่าด้วยวิธีใช้งาน และ ตอนที่ 2 ที่ว่าด้วยสูตร มาถึงตอนที่ 3 ครับ ตอนนี้จะเป็นอีกเรื่องหนึ่งเลย คือเรื่องที่มักเจอกันหลังทำชีตไปได้สักพัก สูตรก็ถูก ข้อมูลก็ครบ แต่พอเปิดมาเจอตัวเลขเต็มจอแล้วไม่รู้จะดูตรงไหน สุดท้ายก็ขี้เกียจเปิด ตอนนี้เลยจะรวมของที่ทำให้ชีตของเรา เปิดมาแล้วเข้าใจได้ใน 3 วินาที ไม่ต้องนั่งไล่อ่านเอง

สารบัญ

• Part 1 — ทำให้อ่านง่ายขึ้นก่อน
• Part 2 — Checkbox กับ dropdown: ชีตที่กดใช้ได้
• Part 3 — ทำให้เห็นเป็นภาพ: กราฟ, Slicer, Sparkline
• รวมร่างเป็น dashboard หน้าเดียว

.
.
.

มาเริ่มกันนน

.
.
.

Part 1: ทำให้อ่านง่ายขึ้นก่อน

ก่อนจะไปถึงกราฟสวยๆ ขอเริ่มจากของที่พื้นฐานกว่านั้น คือทำให้ตารางที่มีอยู่อ่านง่ายขึ้นก่อน หลายอย่างในนี้ใช้เวลาไม่ถึงนาที แต่ช่วยได้เยอะกว่าที่คิดครับ

จัดตารางให้อ่านสบายตา

1. ตรึงแถว ไม่ให้หัวตารางหาย

อันนี้ควรทำเป็นอย่างแรกของทุกชีตเลย เพราะพอข้อมูลยาวเกินหน้าจอ เลื่อนลงไปแป๊บเดียวหัวตารางก็หายแล้ว ทีนี้ต้องมานั่งเดาว่าคอลัมน์ F คือช่องอะไร

ไปที่ มุมมอง (View) > ตรึง (Freeze) แล้วเลือกว่าจะตรึงกี่แถว ปกติเลือก 1 แถวก็พอ หรือถ้าหัวตารางมีสองชั้นก็เลือก 2 แถว วิธีที่เร็วกว่านั้นคือลากแถบสีเทาหนาๆ ที่อยู่ตรงมุมซ้ายบนลงมาโดยตรง

ตรึงคอลัมน์ก็ทำได้เหมือนกัน เหมาะกับตารางที่กว้างมาก เช่นตรึงคอลัมน์ชื่อรายการไว้ พอเลื่อนไปดูเดือนธันวาก็ยังรู้ว่าบรรทัดนี้คือค่าอะไร

2. แปลงเป็นตาราง (Convert to table)

ของใหม่ที่เพิ่งมีไม่นาน และเป็นตัวที่คุ้มที่สุดในบทความนี้ ถ้าจะเลือกทำอย่างเดียวเอาอันนี้ครับ

คลุมข้อมูลแล้วไปที่ รูปแบบ (Format) > แปลงเป็นตาราง (Convert to table) แค่นั้น สิ่งที่ได้กลับมาคือ

• จัดหัวตาราง สลับสีแถว ใส่ตัวกรองให้เสร็จสรรพในคลิกเดียว ไม่ต้องมานั่งแต่งเอง
• กำหนดชนิดของแต่ละคอลัมน์ได้ว่าเป็นตัวเลข วันที่ dropdown หรือ checkbox แล้วมันจะคุมไม่ให้กรอกผิดชนิด ใครกรอกมั่วมันเตือนให้เลย
• อ้างอิงในสูตรด้วยชื่อคอลัมน์แทนช่วงเซลล์ได้ เช่นเขียนว่าผลรวมของคอลัมน์ "จำนวนเงิน" แทนที่จะเป็น D2:D500 อ่านย้อนกลับมาทีหลังแล้วเข้าใจทันทีว่าสูตรนี้กำลังรวมอะไรอยู่
• สร้างมุมมองแยกได้ ใครจะกรองดูอะไรก็ไม่กวนคนอื่นที่เปิดไฟล์เดียวกันอยู่

ข้อควรรู้นิดหน่อยคือชื่อตารางห้ามขึ้นต้นด้วยตัวเลข และห้ามใช้อักขระพิเศษนอกจากขีดล่าง

3. ไล่เฉดสีตามค่า (Color scale)

ตอน 1 เราพูดถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบใส่เงื่อนไขเองไปแล้ว แต่ยังมีอีกแบบที่คนใช้น้อยกว่าทั้งที่ทำง่ายกว่า คือให้มันไล่เฉดสีตามค่ามากน้อยเอง

ไปที่ รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วสลับไปแท็บ ไล่ระดับสี (Color scale) เลือกคู่สีที่ชอบ จบ

เอาไปใช้กับตารางรายจ่ายแยกหมวดคูณ 12 เดือนนี่เห็นผลชัดมาก จากที่ต้องไล่อ่านตัวเลข 100 กว่าช่อง กลายเป็นกวาดตาผ่านทีเดียวก็รู้แล้วว่าช่องไหนเข้มผิดปกติ

ทริค: ถ้ามีค่าสุดโต่งอยู่ช่องเดียว เช่นเดือนที่ซื้อรถ สีของทั้งตารางจะจางหมดเพราะโดนค่านั้นดึงสเกลไป แก้ด้วยการตั้งค่าต่ำสุด-สูงสุดเองแทนการปล่อยให้มันคิดให้

4. ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ (Wrap text)

ช่องที่มีข้อความยาวๆ จะล้นไปทับช่องข้างๆ หรือโดนตัดหายไปเลย แก้ด้วยการเลือกช่วงแล้วไปที่ รูปแบบ > การตัดข้อความ > ตัด ข้อความจะขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมและแถวจะสูงขึ้นตามให้เอง เหมาะกับคอลัมน์หมายเหตุที่ชอบเขียนยาว

5. จัดกลุ่มแถว ย่อเก็บได้

พอชีตยาวมากๆ เช่นบันทึกรายจ่ายทั้งปี การเลื่อนหาเดือนที่ต้องการนี่ทรมานพอควร เราจัดกลุ่มแถวแล้วกดย่อเก็บไว้ได้ครับ

คลุมแถวที่อยากรวมเป็นกลุ่ม คลิกขวาแล้วเลือกจัดกลุ่มแถว จะมีเครื่องหมายบวกลบโผล่มาที่ขอบซ้าย กดทีเดียวย่อทั้งกลุ่ม ทำแบบนี้กับทุกเดือนแล้วย่อเก็บให้เหลือแต่เดือนที่กำลังดู ชีตจะดูโล่งขึ้นทันที

ทริคดูแลชีตไม่ให้พัง

6. Paste special วางค่าแบบเลือกได้

หลายคนรู้จักแค่ Ctrl+V แต่จริงๆ การวางมีหลายโหมด

• Ctrl+V วางทุกอย่าง ทั้งสูตร ทั้งสี ทั้งรูปแบบ
• Ctrl+Shift+V วางเฉพาะค่า ไม่เอาสูตร ไม่เอาสี อันนี้ใช้บ่อยสุด เวลาก๊อปข้อมูลมาจากที่อื่นแล้วไม่อยากให้สีหน้าตาแปลกๆ ติดมาด้วย
• คลิกขวาแล้วเลือก "วางแบบพิเศษ" จะเลือกได้ละเอียดกว่านั้น ว่าจะเอาเฉพาะค่า เฉพาะรูปแบบ เฉพาะสูตร หรือสลับแถวกับคอลัมน์

ทริค: ถ้ามีข้อมูลเรียงแนวตั้งแล้วอยากได้แนวนอน ให้คัดลอกแล้ววางแบบพิเศษ เลือกสลับแนว หรือถ้าอยากให้อัปเดตตามต้นทางด้วยก็ใช้สูตร =TRANSPOSE(A1:A10) แทน

7. Named Range ตั้งชื่อให้ช่วงข้อมูล

แทนที่จะต้องเขียน 'รายจ่าย'!A2:D500 ซ้ำในทุกสูตรจนตาลาย ตั้งชื่อครั้งเดียวแล้วเรียกใช้ด้วยชื่อได้เลย คลุมช่วงที่ต้องการ ไปที่ ข้อมูล (Data) > Named ranges แล้วตั้งชื่อ เช่น ข้อมูลรายจ่าย

=SUMIF(ข้อมูลรายจ่าย, "อาหาร")
=QUERY(ข้อมูลรายจ่าย, "select * where B='อาหาร'", 1)

ทริค: ชื่อที่ตั้งจะติดไปกับไฟล์ ย้ายแถวย้ายคอลัมน์ยังไงสูตรก็ไม่พัง เหมาะมากกับชีตที่มีหลายแผ่นอ้างอิงกันไปมา (ถ้าใช้ Convert to table จากข้อ 2 อยู่แล้ว จะได้ผลคล้ายกันเพราะอ้างด้วยชื่อคอลัมน์ได้เลย)

8. Data cleanup ทำความสะอาดข้อมูล

ไปที่ ข้อมูล > Data cleanup มันจะช่วยลบช่องว่างหัวท้าย ลบแถวซ้ำ และชี้จุดที่น่าจะพิมพ์ผิดให้

ทริค: ก่อนทำ Pivot, QUERY หรือ SUMIF ทุกครั้ง แนะนำให้ทำอันนี้ก่อน เพราะ "อาหาร " ที่มีช่องว่างต่อท้าย กับ "อาหาร" เฉยๆ ชีตมองว่าคนละตัวกัน แล้วยอดจะเพี้ยนแบบหาสาเหตุไม่เจอ เสียเวลาไล่หากันเป็นชั่วโมงเลยครับ

9. ประวัติเวอร์ชัน ย้อนเวลากลับไปได้

กด Ctrl+Alt+Shift+H หรือไปที่ ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน จะเห็นทุกการเปลี่ยนแปลงที่เคยทำ และกดกู้คืนกลับไปได้

ทริค: ก่อนจะแก้อะไรใหญ่ๆ เช่นก่อนลบคอลัมน์หรือรื้อโครงชีต ให้ตั้งชื่อเวอร์ชันไว้ก่อน เวลาพังขึ้นมาจะหาจุดที่จะกลับไปได้ง่ายกว่าการไล่ดูตามเวลาเยอะ

Part 2: Checkbox กับ dropdown ชีตที่กดใช้ได้

พอตารางอ่านง่ายแล้ว ขั้นต่อไปคือทำให้มันกดใช้ได้ ไม่ใช่มีไว้กรอกอย่างเดียว

ตอนแรกที่เราใช้ Checkbox ก็คิดว่ามันคือช่องติ๊กถูกสวยๆ เฉยๆ จนมารู้ทีหลังว่าจริงๆ มันคือค่า TRUE/FALSE ที่เอาไปผูกกับสูตรได้ทั้งหมด พอเข้าใจตรงนี้แล้วมันเปิดโลกเลยครับ

วิธีใส่ก็แค่เลือกช่วงที่ต้องการ แล้วไปที่ แทรก (Insert) > ช่องทำเครื่องหมาย (Checkbox) จะได้ช่องสี่เหลี่ยมที่คลิกสลับไปมาได้ ติ๊กแล้วมีค่าเป็น TRUE ไม่ติ๊กเป็น FALSE

ทริค 1: ใช้เป็นสวิตช์เปิด-ปิดการคำนวณ

สมมติทำรายการค่าใช้จ่ายไว้ แล้วอยากเลือกได้ว่าจะนับรายการไหนบ้าง

// Checkbox อยู่คอลัมน์ A / จำนวนเงินอยู่คอลัมน์ B
=SUMIF(A2:A, TRUE, B2:B)

ติ๊กช่องไหนยอดก็รวมช่องนั้น เอาออกยอดก็หายไป เหมาะกับเวลาลองคิดว่า "ถ้าเดือนนี้ตัดรายการนี้ออกจะเหลือเท่าไหร่"

ทริค 2: จับคู่กับ Conditional Formatting ให้ขีดฆ่าเมื่อทำเสร็จ

อันนี้ทำ to-do list ได้สวยมาก

1. เลือกช่วงข้อความ เช่น B2:B100
2. ไปที่ รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
3. เลือกเงื่อนไขแบบ "สูตรที่กำหนดเอง" แล้วใส่ =$A2=TRUE
4. ตั้งรูปแบบเป็นตัวอักษรขีดฆ่า และเปลี่ยนสีเป็นสีเทา

พอคลิก checkbox ข้อความข้างๆ จะขีดฆ่าและจางลงเองอัตโนมัติ ได้ฟีลติ๊กงานเสร็จแบบในแอป to-do เลย

ทริค 3: จับคู่กับ IF แสดงสถานะ

=IF(A2=TRUE, "เสร็จแล้ว", "รอดำเนินการ")

ทริค 4: จับคู่กับ COUNTIF นับความคืบหน้า

// นับจำนวนที่เช็คแล้ว
=COUNTIF(A2:A, TRUE)

// คิดเป็น % ความคืบหน้า
=COUNTIF(A2:A20, TRUE) / COUNTA(A2:A20) * 100

// แสดงเป็นข้อความ เช่น "3 / 10 รายการ"
=COUNTIF(A2:A20, TRUE) & " / " & COUNTA(A2:A20) & " รายการ"

สูตรสุดท้ายที่มีเครื่องหมาย & คือการเอาข้อความมาต่อกัน ใส่ไปก่อนได้เลยครับ เดี๋ยวเรื่องต่อข้อความจะเล่าละเอียดในตอนหน้า

ทริค 5: จับคู่กับ SPARKLINE ทำ progress bar

=SPARKLINE(
  {COUNTIF(A2:A20, TRUE), COUNTIF(A2:A20, FALSE)},
  {"charttype","bar"; "color1","#4CAF50"; "color2","#E0E0E0"; "max",COUNTA(A2:A20)}
)

จะได้แถบสีเขียวกับเทาที่ขยับตามจำนวนช่องที่ติ๊ก ใส่ไว้หัวชีตเป็นตัววัดความคืบหน้าได้เลย เห็นแถบเขียวยาวขึ้นทีละนิดแล้วมันมีแรงฮึดจริงๆ นะครับ

ทริค 6: เปลี่ยนค่าของ Checkbox เอง

ปกติ checkbox ให้ค่า TRUE/FALSE แต่เปลี่ยนเป็นข้อความที่อยากได้ก็ได้ โดยเลือกช่องที่มี checkbox ไปที่ ข้อมูล > Data validation > Checkbox แล้วติ๊ก "ใช้ค่าเซลล์ที่กำหนดเอง" จากนั้นใส่ค่าที่อยากได้ เช่นติ๊กแล้วเป็น ผ่าน ไม่ติ๊กเป็น ไม่ผ่าน

ระวังตรงนี้ให้ดีครับ พอตั้งค่าเองแล้ว สูตรที่เขียนไว้ก่อนหน้าที่เช็ค TRUE ทั้งหมดจะพังทันที เพราะช่องนั้นไม่ได้เก็บค่า TRUE อีกต่อไปแล้ว ต้องไล่แก้เป็น =SUMIF(A2:A, "ผ่าน", B2:B) ให้หมด ถ้าไม่ได้จำเป็นจริงๆ ใช้ TRUE/FALSE แบบเดิมสบายใจกว่า

ทริค 7: dropdown ที่เพิ่มตัวเลือกให้เอง

อีกตัวที่ทำให้ชีตกดใช้ได้คือ dropdown ครับ แต่ปัญหาคือพอมีหมวดใหม่ ต้องไปนั่งแก้รายการตัวเลือกทุกที ทางที่สบายกว่าคือให้มันดึงหมวดจากข้อมูลจริงมาเอง

=SORT(UNIQUE(B2:B))        // ดึงหมวดที่ไม่ซ้ำในคอลัมน์ B แล้วเรียง ก-ฮ

เอาสูตรนี้ไปวางไว้ในชีตตั้งค่าสักมุมหนึ่ง แล้วตอนตั้ง Data validation ให้ชี้ช่วงตัวเลือกมาที่ผลของสูตรนี้ ทีนี้พอมีหมวดใหม่โผล่ในข้อมูลดิบ ตัวเลือกใน dropdown ก็จะขึ้นมาให้เองโดยไม่ต้องแตะอะไรอีก

เอาไปใช้จริงได้ยังไง

ที่เราชอบใช้ที่สุดคือทำ checklist สุขภาพการเงิน ตั้งรายการไว้เป็นข้อๆ เช่นมีเงินสำรองฉุกเฉิน 3-6 เดือนแล้วหรือยัง มีประกันสุขภาพหรือยัง หนี้บัตรเครดิตเคลียร์หมดไหม มีแผนลงทุนระยะยาวหรือยัง แล้วใส่ checkbox ไว้หน้าแต่ละข้อ

จากนั้นเอาทริค 2, 4, 5 มาผสมกัน ติ๊กข้อไหนข้อความก็ขีดฆ่า แล้วมีแถบความคืบหน้ากับตัวเลข % โชว์อยู่ข้างบน กลายเป็นหน้าเดียวที่เห็นภาพรวมสุขภาพการเงินตัวเองครบ ใครสนใจแบบเต็มๆ เรามีชีต เช็คสุขภาพการเงิน ฉบับมีกราฟ ให้ก๊อปไปใช้ได้เลยครับ

Part 3: ทำให้เห็นเป็นภาพ

มาถึงส่วนที่เปลี่ยนชีตจากตารางตัวเลขที่ขี้เกียจอ่าน ให้เป็นภาพที่เข้าใจได้ในไม่กี่วินาที ตอน 1 เราพูดถึงกราฟไปคร่าวๆ แล้ว ตอนนี้จะลงรายละเอียดกว่านั้น

วิธีสร้าง ก็ตรงไปตรงมา คลุมข้อมูลที่ต้องการโดยรวมหัวตารางไปด้วย แล้วไปที่ แทรก (Insert) > แผนภูมิ (Chart) Google Sheet จะเดากราฟให้อัตโนมัติก่อน แล้วเราค่อยไปปรับที่แผงตัวแก้ไขแผนภูมิด้านขวา

เลือกกราฟให้ตรงกับข้อมูล

เรื่องนี้สำคัญกว่าความสวยอีกครับ เลือกผิดประเภทต่อให้แต่งสวยแค่ไหนคนอ่านก็ยังงง

• อยากเทียบระหว่างหมวด เช่นรายจ่ายแยกหมวด ใช้กราฟแท่ง (Column / Bar)
• อยากดูสัดส่วนว่าอะไรกินไปกี่ % เช่นสัดส่วนพอร์ตลงทุน ใช้กราฟวงกลม (Pie / Donut)
• อยากดูแนวโน้มตามเวลา เช่นมูลค่าพอร์ตรายเดือน ใช้กราฟเส้น (Line)
• อยากเห็นการสะสมขึ้นเรื่อยๆ เช่นรายได้สะสมทั้งปี ใช้กราฟพื้นที่ (Area)
• อยากดูความสัมพันธ์ของสองค่า เช่นความเสี่ยงเทียบกับผลตอบแทน ใช้กราฟจุด (Scatter)
• อยากเทียบของที่หน่วยไม่เหมือนกัน เช่นรายรับเป็นแท่ง กำไรเป็นเส้น ใช้กราฟผสม (Combo)

ทริคทำกราฟให้สวยขึ้น

ทริค 1: ใช้สีที่สื่อความหมาย

อย่าปล่อยให้ชีตสุ่มสีให้ เพราะสีมันเล่าเรื่องได้ ที่เราใช้ประจำคือเขียวแทนกำไรหรือรายรับ แดงแทนขาดทุนหรือรายจ่าย ส่วนเทาเอาไว้แทนค่าเฉลี่ยหรือเส้นอ้างอิงที่ไม่อยากให้เด่นแข่งกับข้อมูลจริง ดับเบิลคลิกที่ series ในกราฟก็เปลี่ยนสีได้เลย

ทริค 2: เพิ่มเส้นอ้างอิง

กราฟที่มีเส้นเป้าหมายพาดอยู่ มันบอกได้ทันทีว่าเราอยู่เหนือหรือใต้เป้า ดับเบิลคลิกที่กราฟ ไปแท็บ ปรับแต่ง (Customize) เลือก Series แล้วเปิดเส้นแนวโน้ม (Trendline) หรือจะเพิ่มอีก series เป็นค่าคงที่ให้กลายเป็นเส้นเป้าหมายก็ได้

ทริค 3: เปิด Data label ให้เห็นตัวเลขบนกราฟ

ดับเบิลคลิกกราฟ ไปแท็บ ปรับแต่ง แล้วไปที่ Series > Data labels เปิดขึ้นมา เลือกได้ว่าจะวางตำแหน่งไหนและแสดงเป็นค่าจริงหรือเป็น % คนอ่านจะได้ไม่ต้องเดาว่าแท่งนี้เท่าไหร่

ทริค 4: Combo chart ผสมเส้นกับแท่ง

เหมาะกับข้อมูลที่หน่วยต่างกัน เช่นรายจ่ายเป็นบาท กับ % ของงบ

1. สร้างกราฟแท่งก่อน
2. ไปที่ Customize > Series เลือก series ที่อยากเปลี่ยน
3. เปลี่ยน Type เป็น Line
4. ติ๊ก "แกนทางขวา" (Right axis) ให้ series ที่หน่วยไม่เหมือนกัน ไม่งั้นเส้น % จะแบนติดพื้นเพราะไปใช้สเกลเดียวกับหลักหมื่นหลักแสน

ทริค 5: Donut chart

ส่วนตัวชอบกว่า Pie ธรรมดา เพราะตรงกลางที่เป็นรูใส่ตัวเลขยอดรวมได้ ทำได้โดยสร้าง Pie chart ก่อน แล้วไปที่ Customize > Pie chart เปิด Donut hole แล้วปรับขนาดรู จากนั้นวาง text box ใส่ยอดรวมไว้ตรงกลาง

ทริค: ถ้าข้อมูลมีหมวดย่อยเล็กๆ เต็มไปหมด ลองรวมพวกที่ต่ำกว่า 5% เข้าเป็น "อื่นๆ" ก้อนเดียวก่อนทำกราฟ จะอ่านง่ายกว่ากันเยอะเลย

กราฟที่ขยายตามข้อมูลใหม่เอง

ปัญหาคลาสสิกที่เจอกันทุกคนคือ ทำกราฟไว้สวยงาม พอเพิ่มข้อมูลแถวใหม่แล้วกราฟไม่ขยับตาม

วิธีแก้ง่ายสุดคือตอนเลือกช่วงข้อมูลให้กราฟ ให้เลือกทั้งคอลัมน์ไปเลย เช่น A:B แทนการระบุช่วงตายตัวอย่าง A1:B50 เพิ่มข้อมูลใหม่กราฟก็จะรวมให้เอง

อีกวิธีที่เนียนกว่าคือใช้ ARRAYFORMULA หรือ QUERY จาก ตอนที่ 2 สร้างตารางสรุปไว้อีกชีตหนึ่ง แล้วผูกกราฟกับชีตสรุปนั้นแทน ทีนี้เพิ่มข้อมูลดิบเข้าไปเท่าไหร่ ทั้งตารางสรุปและกราฟก็อัปเดตตามให้หมด ไม่ต้องแตะอะไรอีกเลย

Slicer ตัวกรองที่กดแล้วทั้งหน้าเปลี่ยนตาม

อันนี้แหละที่ทำให้ชีตกลายเป็น dashboard จริงๆ ครับ

Slicer หรือตัวแบ่งส่วนข้อมูล คือปุ่มกรองที่ลอยอยู่บนชีต กดเลือกเดือน กราฟทั้งหน้าก็เปลี่ยนตามทันที ไม่ต้องไปแก้สูตรหรือแก้ช่วงข้อมูลอะไรเลย

วิธีทำคือคลิกที่กราฟหรือ Pivot ที่ต้องการก่อน แล้วไปที่ ข้อมูล (Data) > เพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล (Add a slicer) จากนั้นเลือกที่แผงด้านขวาว่าจะให้กรองด้วยคอลัมน์ไหน อยากกรองหลายคอลัมน์ก็เพิ่มหลายอันได้ แต่หนึ่งอันต่อหนึ่งคอลัมน์

ข้อจำกัดที่ต้องรู้: slicer มีผลกับกราฟและ Pivot เท่านั้น ไม่มีผลกับสูตรที่เขียนไว้ในชีต ถ้าหน้า dashboard มีทั้งกราฟและช่องสรุปที่เขียนด้วย SUMIF ไว้ ช่องสรุปพวกนั้นจะไม่เปลี่ยนตามการกด slicer นะครับ ต้องไปใช้ QUERY หรือ SUMIFS ที่อ้างเงื่อนไขจากช่องที่เราเลือกเองแทน

อีกอย่างที่มีประโยชน์คือค่าที่เรากรองไว้จะเห็นอยู่คนเดียว คนอื่นที่เปิดไฟล์เดียวกันจะไม่โดนด้วย ถ้าอยากให้ทุกคนเห็นแบบเดียวกันให้กดที่จุดสามจุดบน slicer แล้วเลือกตั้งค่าตัวกรองปัจจุบันเป็นค่าเริ่มต้น

Sparkline กราฟจิ๋วในช่องเดียว

บางทีเราไม่ได้อยากได้กราฟใหญ่เต็มหน้า แค่อยากเห็นแนวโน้มเล็กๆ ต่อท้ายแต่ละแถวเฉยๆ เช่นตารางพอร์ตที่มีแนวโน้ม 12 เดือนย้อนหลังต่อท้ายชื่อหุ้นแต่ละตัว

// เส้นแนวโน้ม
=SPARKLINE(B2:M2)

// แท่งเทียบรายเดือน ค่าติดลบเปลี่ยนเป็นสีแดงให้เอง
=SPARKLINE(B2:M2, {"charttype","column"; "color","#2196F3"; "negcolor","#F44336"})

// แท่งแนวนอน เอาไว้ทำ progress bar เหมือนใน Part 2
=SPARKLINE({B2, C2-B2}, {"charttype","bar"; "color1","#4CAF50"; "color2","#EEEEEE"})

// วงกลมเล็กๆ ในช่องเดียว
=SPARKLINE({70,30}, {"charttype","pie"; "color1","#4CAF50"; "color2","#E0E0E0"})

ของเล็กๆ อีกสองอย่างที่ทำให้หน้าสรุปดูดี

SORTN ดึงมาเฉพาะ 5 อันดับแรก

หน้า dashboard ที่ดีไม่ควรโชว์ทุกแถว ควรโชว์เฉพาะที่ต้องรู้ เช่น 5 รายการที่จ่ายหนักที่สุดของเดือนนี้

=SORTN(A2:B, 5, 0, 2, FALSE)

อ่านว่าเอาข้อมูลจากช่วง A2:B มา 5 แถว โดยเรียงตามคอลัมน์ที่ 2 จากมากไปน้อย (FALSE คือมากไปน้อย) พอข้อมูลเปลี่ยน 5 อันดับก็สลับให้เองอัตโนมัติ

IMAGE ใส่รูปในช่อง

อันนี้หลายคนไม่รู้ว่าทำได้ ใส่รูปเข้าไปในช่องได้เลยโดยใช้ลิงก์รูป

=IMAGE("ลิงก์รูป")        // ย่อให้พอดีช่องโดยรักษาสัดส่วน
=IMAGE("ลิงก์รูป", 3)     // ขนาดจริงของรูป

เอาไปใส่โลโก้บริษัทข้างชื่อหุ้นในพอร์ต หรือใส่ QR พร้อมเพย์ไว้ในชีตหารตังก็ได้ ข้อแม้เดียวคือลิงก์รูปต้องเป็นลิงก์สาธารณะที่เปิดดูได้

รวมร่างเป็น dashboard หน้าเดียว

ของในตอนนี้แยกกันดูเล็กมาก แต่พอเอามาต่อกันจะกลายเป็นหน้าสรุปที่เปิดมาแล้วรู้เรื่องทันที ลองนึกภาพชีตติดตามการเงินสักไฟล์

• ข้อมูลดิบอยู่อีกชีตหนึ่ง แปลงเป็นตารางไว้ ตรึงหัวตาราง กรอกผิดชนิดไม่ได้
• หน้าสรุปมี checkbox เป้าหมายของเดือนนี้ พร้อมแถบ progress ที่ขยับตามที่ติ๊ก
• มีกราฟรายจ่ายแยกหมวด กับกราฟเส้นมูลค่าพอร์ตรายเดือน
• มี slicer ให้กดเลือกเดือน กราฟเปลี่ยนตามทั้งหน้า
• มีตาราง 5 อันดับรายจ่ายสูงสุดจาก SORTN และตารางไล่เฉดสีรายเดือนไว้ดูว่าเดือนไหนผิดปกติ

ทั้งหมดนี้ไม่มีสูตรยากเลยสักตัว เป็นแค่ของที่ประกอบกันถูกที่เท่านั้นเอง

จำไม่หมดไม่เป็นไรครับ ติดตรงไหนกลับมาเปิดดูได้เสมอ หรือจะโยนให้ AI ช่วยก็ได้ ขอแค่เรารู้ว่ามันทำอะไรได้บ้าง ที่เหลือค่อยๆ เล่นไป

ตอนหน้าจะเป็นเรื่องการจัดการข้อความ ทั้งการต่อคำให้ตัวเลขออกมาสวย และการดึงข้อมูลออกจากข้อความยาวๆ ซึ่งเอาไปทำหัวชีตที่สรุปสถานะตัวเองเป็นประโยคได้เลย

มีอะไรอยากให้ทำเรื่องไหนเพิ่ม บอกกันมาได้เลยนะครับ

และใครที่อยากติดตามเรื่องราวดีๆ เครื่องมือที่จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น ติดตามเราได้ไว้เลย
ฝากเพจ My Money Toolkit ไว้ด้วยนะครับ

อ่านมาถึงตรงนี้ ขอบคุณจากใจจริงๆ เลยนะครับ 🙏

บทความ + ชีตตัวอย่าง + เครื่องมือทั้งหมดในเว็บนี้ เราตั้งใจทำให้ใช้ฟรีกันได้เลย เพราะอยากให้ทุกคนเริ่มจัดการเงินตัวเองได้ง่ายขึ้นจริงๆ

ถ้าบทความนี้พอมีประโยชน์ อยากชวนมา สมัครสมาชิก เป็นกำลังใจ เริ่มแค่ ฿60/เดือน ให้เรามีแรงทำของดีๆ ฟรีๆ ทำคอนเทนต์ดีๆ แบบนี้ต่อไปได้อีกยาวๆ

สมาชิกยังได้ของติดมือกลับไปด้วยนะ — ไม่มีโฆษณากวนใจ, เนื้อหา & เครื่องมือพิเศษเฉพาะสมาชิก, ส่วนลดเครื่องมือตลอดชีพ และอื่นๆ อีกเพียบ

💖 ดูแพ็กสมาชิก / สมัครเลย